Het technische goedkeuringsproces
Het technische goedkeuringsproces omvat drie belangrijke onderdelen:
Indiening van een aanvraag, onderzoek van de ontvankelijkheid en bevestiging van de ontvankelijkheid
Voor bepaalde producten werden varianten van de Technische Goedkeuring, ATG, ontwikkeld om te beantwoorden aan de bijzondere noden van subsectoren van de bouwsector (ATG/D, ATG-E, ATG/H, ATG/S en ATG-M).
Een fabrikant die een technische goedkeuring of een van deze varianten wil verkrijgen, dient hiervoor een aanvraag in.
Na ontvangst van de aanvraag zal het BUtgb-secretariaat contact opnemen met de aanvrager, ontvangst van de aanvraag bevestigen en hem een dossierreferentie bezorgen (bijv. AG123412). Deze unieke dossierreferentie voorkomt verwarring bij het communiceren over een bepaald dossier.
Tegelijkertijd neemt het BUtgb-secretariaat contact op met de goedkeuringsoperator die verantwoordelijk is voor het technische domein dat de aanvraag dekt. Na verificatie door de goedkeuringsoperator, onder meer op basis van het technisch dossier van de aanvrager, informeert het BUtgb-secretariaat de aanvrager via de ontvankelijkheidsverklaring:
- Of het/de product(en) in kwestie door de goedkeuringsoperator mag/mogen worden onderzocht en of dit kan leiden tot het afleveren van een technische goedkeuring
- De gespecialiseerde groep die verantwoordelijk is voor de evaluatie van het dossier
- De kosten voor de technische goedkeuring*
- De medewerker van de goedkeuringsoperator die is aangewezen om voor het dossier te zorgen
* Opgelet op: de kosten voor de Technische Goedkeuring zijn niet de enige kosten waarmee rekening gehouden moet worden. Naast de technische goedkeuringskosten moet met het volgende rekening worden gehouden:
- Vertalingskosten
- Reis- en verblijfskosten (in geval van productiefaciliteiten buiten België)
- De kosten voor de evaluatie, in de meeste gevallen proeven, in overeenstemming met het evaluatieplan. Deze kosten zullen worden bepaald door het laboratorium (of laboratoria) dat (die) de evaluatie uitvoert (uitvoeren)
- De kosten voor het onderhoud van de goedkeuring
- Certificatiekosten. Deze zullen worden bepaald door de certificatieoperator belast met uw dossier.
Om een totaal budget te bekomen, is het raadzaam om contact op te nemen met de verschillende organisaties, nl. de BUtgb, de verschillende laboratoria voor het uitvoeren van proeven en de certificatie-instelling. Elk contact dat u mogelijk heeft met een van onze experts voordat u uw verzoek indient, kan u relevante informatie verschaffen om een budget te bepalen.
Na ontvangst van de ontvankelijkheidsverklaring dient de aanvrager het ondertekende document terug te sturen naar het secretariaat van de UBAtc en de aanbetaling te voldoen.
Het technisch onderzoek en de ontwikkeling van het certificatiedossier
Nadat de ondertekende ontvankelijkheidsverklaring is teruggestuurd naar het BUtgb-secretariaat en de aanbetaling aan de goedkeuringsoperator, zal de goedkeuringsoperator het dossier bestuderen en een evaluatieplan voorleggen. In dit plan staat welke evaluaties er moeten plaatsvinden (meestal proeven om eigenschappen en prestaties te bepalen) en welke informatie nog beschikbaar moet worden gesteld door de aanvrager. De evaluatie kan gebaseerd zijn op een goedkeuringsrichtlijn, maar kan ook per geval worden vastgelegd.
Zodra de aanvrager en de goedkeuringsoperator het eens zijn over het evaluatieplan, zal de goedkeuringsoperator de productiefaciliteit of -faciliteiten bezoeken. Dit bezoek kan door één of meerdere personen worden uitgevoerd, omdat het resultaat van het bezoek niet alleen wordt gebruikt om het technisch goedkeuringsdossier op te stellen, maar ook als basis zal dienen voor het opstellen van het certificatiecontract. Tijdens dit bezoek zal de goedkeuringsoperator onder zijn verantwoordelijkheid bemonstering uitvoeren of laten bemonsteren. De aanvrager is ervoor verantwoordelijk dat de nodige evaluatie plaatsvindt. Het is waarschijnlijk dat de goedkeuringsoperator criteria vaststelt met betrekking tot het laboratorium waar de evaluatie kan plaatsvinden (bijvoorbeeld het laboratorium zal bv. doorgaans geaccrediteerd moeten zijn). In sommige gevallen kan de goedkeuringsoperator ook een of meerdere bouwplaatsbezoeken eisen om te zien hoe het product of systeem wordt geïnstalleerd, uitgevoerd, ingebouwd of gemonteerd.
Wanneer de nodige inspecties en evaluaties hebben plaatsgevonden, verzamelt de goedkeuringsoperator alle benodigde rapporten en vat deze samen in een evaluatieverslag. Het evaluatieverslag vormt de basis voor de ontwikkeling van de (concept) technische goedkeuringstekst.
De (ontwerp) technische goedkeuringstekst zal worden gepresenteerd in een commissie van deskundigen met betrekking tot het onderwerp van de aanvraag (het uitvoerend bureau van de operator). Dit comité van onafhankelijke deskundigen behandelt alle informatie in het evaluatieverslag en de ontwerp technische goedkeuringstekst vertrouwelijk. De uitkomst van besprekingen die plaatsvinden in de raad van bestuur kan leiden tot een gunstig resultaat, wat inhoudt dat de (ontwerp) technische goedkeuringstekst wordt voorgelegd aan de gespecialiseerde groep van de operator, of kan leiden tot verdere evaluatie die moet plaatsvinden of aanvullende informatie die de aanvrager beschikbaar moet stellen.
vertegenwoordigers van de relevante stakeholders van de (sub) sector met betrekking tot het onderwerp van de aanvraag (de gespecialiseerde groep van de operator). Dit deel van het proces is een essentieel onderdeel van de technische evaluatie, omdat hier het werk van de goedkeuringsoperator wordt gecontroleerd door externe partijen, waarbij wordt nagekeken dat het onderwerp van de aanvraag geschikt is voor het beoogde gebruik, in overeenstemming is met de Belgische wetgeving voor bouwwerken en kan worden geïnstalleerd, ingebouwd, uitgevoerd of gemonteerd in overeenstemming met de algemeen geldende Belgische stand van de techniek en zonder onnodige risico’s.
Publicatie, vertaling en doorlopende evaluatie en certificatie
Nadat de gespecialiseerde groep een gunstig advies heeft uitgebracht over de (ontwerp) technische goedkeuringstekst, wordt de tekst door de goedkeuringsoperator naar het BUtgb-secretariaat gestuurd. Na controle van het document om er zeker van te zijn dat het vormelijk voldoet aan de eisen van de BUtgb, stuurt het BUtgb-secretariaat de tekst door naar de aanvrager voor proeflezing. Waar nodig rekening houdend met de opmerkingen van de aanvrager, wordt het document uiteindelijk ondertekend door de directie van de goedkeuringsoperator en de BUtgb en gepubliceerd op de BUtgb-website.
Voordat de (ontwerp) technische goedkeuringstekst voor definitieve goedkeuring aan het management van de operator en van de BUtgb wordt voorgelegd, moet de certificatie-operator echter bevestigen dat de certificatieovereenkomstnaar behoren is opgesteld en door de operator en de aanvrager werd ondertekend. Certificatie is immers een integraal onderdeel van de technische goedkeuring, zodat het op de markt gebrachte product overeenkomt met het product dat in de technische goedkeuringstekst staat vermeld.
Om de beschikbaarheid van de definitieve technische goedkeuringstekst te versnellen, zal de tekst in één taalversie (Nederlands of Frans) worden gepubliceerd, maar het BUtgb-secretariaat zal die tekst tegelijkertijd indienen voor vertaling in de andere taal (en in het Engels, indien de aanvrager ook een Engelse versie heeft aangevraagd). Publicatie van de definitieve technische goedkeuringstekst in het Nederlands en Frans is verplicht.
In een aantal sectoren is het concept van doorlopende evaluatie al geïntroduceerd, in andere sectoren wordt het geïntroduceerd. Doorlopende beoordeling betekent dat de goedkeuringshouder geen verlenging van zijn technische goedkeuring hoeft aan te vragen. Door middel van regelmatige contacten zal de goedkeuringsoperator ervoor zorgen dat de goedkeurings- en certificatiedossiers actueel worden gehouden en waar nodig de tekst verbeteren. Alleen in het geval van beduidende wijzigingen is een verlengingsverzoek nodig als doorlopende evaluatie wordt toegepast.
Producten die vallen onder een technische goedkeuring worden steeds gecertificeerd om ervoor te zorgen dat het product vermeld in de tekst van de technische goedkeuring overeenstemt met het product dat op de Belgische markt wordt gebracht. Voordat de definitieve technische goedkeuringstekst wordt uitgegeven en gepubliceerd, moeten de certificeringsoperator en de aanvrager daarom een certificatiecontract overeenkomen. In dit contract wordt vastgelegd waar de certificatie-operator de productiefaciliteiten controleert, wat er wordt gecontroleerd, of tests door de fabrikant en/of een extern laboratorium moeten worden uitgevoerd en de frequentie van deze controles en tests.
